システム開発で意思疎通がうまくいかない4つの原因と解決策

「エンジニアに何度説明しても、なぜか要件が伝わらない」

「完成したシステムを見たら、想定していたものと全く違っていた」

こんな経験はありませんか。

こうした行き違いが続くと、「自分の伝え方が悪いのかも」「もう一度説明し直さないと…」と、必要以上に抱え込んでしまいがちです。

ですが、知っていただきたいことがあります。

意思疎通の問題の多くは、発注者の能力不足ではなく、開発体制や進め方に原因があります。

「自分の説明が下手だから」と責任を感じる必要はありません。

裏を返せば、開発会社の選び方と進め方を整えるだけで、驚くほどスムーズに進む可能性があります。

要件が完璧に固まっていなくても、一緒に整理してくれる開発会社を選べば、意思疎通の課題は解決できるのです。

この記事では、意思疎通がうまくいかない4つのパターンを整理し、それぞれの根本原因と解決策を解説します。

システム開発で意思疎通がうまくいかない原因は？4つのパターンで自己診断

「意思疎通がうまくいかない」と一口に言っても、その中身はさまざまです。

実務では、問題は大きく4つのパターンに分けられます。

まずはチェックリストで、あなたのプロジェクトがどのパターンに当てはまるか確認しましょう。

原因の方向性が見えるだけでも、次の打ち手は決めやすくなります。

パターン1｜要件・仕様の説明が伝わらない

このパターンでは、エンジニアと発注者の間にある「専門用語」「思考プロセス」「曖昧な表現の解釈」という3つのギャップが原因です。

ただし、このギャップは解消できます。完璧な要件書を用意できていなくても大丈夫です。

大切なのは、ズレが出やすいところを早めに見える形にすることです。

パターン2｜認識が一致せず仕様ズレが起きる

このパターンの原因は、口頭での合意だけでドキュメント化が不十分なこと、開発途中での認識確認が不足していることにあります。

裏を返せば、「合意を残す」「途中で確認する」この2点を習慣化できれば、仕様ズレはかなり抑えられます。

実際、定期的な確認の場を設けるだけで、多くのプロジェクトがスムーズに進んでいます。

パターン3｜そもそも前提が違う認識齟齬

このパターンは、プロジェクトの目的・ゴールの共有が不十分なこと、「これくらい言わなくても分かるだろう」という思い込み、スコープの定義が曖昧なことが原因です。

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ただし、これも最初の準備で防げます。「やること」だけでなく「やらないこと」まで線引きしておけば、前提のズレは大きく減らせます。

事前の認識合わせがプロジェクト成功の鍵です。

パターン4｜暗黙の了解が通じない

このパターンの原因は、日本特有の「察する文化」が海外では通じにくいこと、「明示的に指示されたことだけをやる」という文化の違いにあります。

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ただし、これは「相性が悪い」という話ではなく、伝え方を「明示」に寄せることで改善できます。

具体的に伝える習慣をつければ、文化の違いは乗り越えられます。

意思疎通を円滑にする3つのギャップの解消法

4つのパターンを見てきましたが、これらに共通する「根本的な原因」があります。

それは、エンジニアと発注者の間にある3つのギャップです。

ただし、これらのギャップは適切な方法で解消できます。

ここでは、それぞれのギャップと具体的な解消法を解説します。

エンジニアと発注者の間にある3つのギャップと解消法

ギャップ1: 専門用語と前提知識の違い → 「翻訳してくれる開発会社」を選ぶ

エンジニアは「API」「データベース正規化」など、当たり前のように専門用語を使いますが、発注者には理解できないことが多くあります。

解消法はシンプルです。発注者がすべて理解する必要はありません。

「分からないので噛み砕いて教えてください」と気軽に言える関係性を作ることが大切です。

良い開発会社は、専門用語を使わずに説明してくれます。

この「翻訳力」がある会社を選れば、専門用語の壁は問題になりません。

ギャップ2: 思考プロセスの違い → 「ディレクション力の高い会社」を選ぶ

エンジニアは「技術的に実現可能か」を考えます。

一方、発注者は「業務で本当に使えるか」を重視します。

同じ機能を見ていても、着目点が根本的に異なるのです。

ここで重要なのは「翻訳役」の存在です。

両方の視点をつなぐディレクターがいれば、このギャップは埋まります。

ディレクション力の高い開発会社を選ぶことが、プロジェクト成功の近道になります。

ギャップ3: 曖昧な表現の解釈の違い → 「具体例」で伝える

「使いやすく」「いい感じで」といった曖昧な表現は、人によって全く異なる解釈をされます。

解消法は「具体例を見せる」ことです。

モックアップや既存サービスの画面を見せながら説明するだけで、認識のズレは大きく減らせます。

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数値で伝える、図解するといった工夫も効果的です。

開発体制によって意思疎通のしやすさが変わる

これらのギャップは、どの開発体制でも起こり得ます。

ただし、開発体制の選択によって、ギャップを埋めやすいケースと埋めにくいケースがあります。

特に、すでに意思疎通で困っている場合は、コミュニケーションの障壁が少ない体制を選ぶことで、解決しやすくなります。

たとえば、オフショア開発には言語の壁、文化の違い、時差といった特性があります。

一方、国内開発は日本語でニュアンスまで伝えやすく、リアルタイムで対話できるといった特性があります。

ただ、ここで重要なのは、あなたの状況に合った体制を選ぶことです。

この点については、後のセクションで詳しく解説します。

まずは、発注者としてできる具体的な準備と実践方法を見ていきましょう。

発注者として意思疎通を円滑にするには？今すぐできる準備と実践方法

ギャップの解消法が分かったところで、次は「発注者として何ができるか」です。

いくつかのポイントを押さえるだけで、意思疎通の質は大きく向上します。

完璧を目指す必要はありません。できることから始めましょう。

発注前に準備すべき2つのことと基本姿勢

準備1: 現在の業務フローを図解する

PowerPointやExcelで簡単に図解するだけで、意思疎通の質が大きく向上します。

完璧な図である必要はありません。手書きをスマホで撮影したものでも十分です。

図があれば、「どこにシステムを入れるべきか」が見えてきますし、開発会社も要件を理解しやすく、的確な提案ができます。

準備2: 現場の声を集め、優先順位を整理する

実際にシステムを使う人の不満・要望を事前にヒアリングしましょう。

すべての要望を盛り込む必要はありません。

「絶対に必要」「できればで良い」を明確化し、優先順位をつけることで、段階的に開発できます。

この整理があるだけで、プロジェクトは格段に進めやすくなります。

基本姿勢: 「分からないことは分からない」と正直に言う

完璧である必要はありません。誠実さが信頼を生みます。

むしろ、「なぜその機能が必要なのか」という背景を語ることが大切です。

エンジニアは「背景」が分かると、より良い提案ができます。

技術的な詳細が分からなくても、業務の課題を伝えられれば十分なのです。

コミュニケーション品質を高める3つの実践ポイント

ポイント1: 認識のズレを早期発見する質問術

「私の説明で、業務フローは伝わっていますか？」

「この機能、技術的に実現可能ですか？」

といった質問をすることで、認識のズレを早期に発見できます。

「どこが曖昧で、どこが前提か」を引き出す質問が増えるほど、後半の手戻りは減っていきます。

ポイント2: ディレクターの質問を歓迎し、一緒に考える

質問は「面倒」ではなく、認識のズレを防ぐチャンスです。

良い開発会社ほど、たくさん質問してきます。

それは、あなたのプロジェクトを成功させたいという姿勢の表れです。

ポイント3: 定期的な進捗確認と認識すり合わせ

開発途中でも認識を確認する機会を設けましょう。

変更があった場合は必ずドキュメント化することも忘れずに。

小さな確認の積み重ねが、最後の「全然違う」を防ぎます。

開発会社が本音で語る｜理想の発注者の3つの特徴

ここまで、発注者として押さえるべきポイントを解説してきました。

では、開発会社側から見て、「この発注者とは仕事がしやすい」と感じるのは、どんな特徴を持つ方なのでしょうか？

レブクリエイトのディレクターが、本音で語ります。

特徴1: 「なぜそのシステムが必要なのか」という背景を語ってくれる

ディレクターの本音：「『こういう機能がほしい』だけでなく、『なぜ必要なのか』という背景を教えてもらえると、より良い提案ができます」

背景が分かると、代替案や追加提案ができます。

表面的な要望だけでなく、その奥にある本質的な課題を一緒に解決できるのです。

特徴2: 現場の声を集めて、優先順位を整理している

ディレクターの本音：「『全部重要』と言われると、どこから手をつけていいか分かりません。優先順位が明確だと、段階的に開発できます。」

すべての機能を一度に作るのは現実的ではありません。

優先順位が明確であれば、まず必要な機能から始めて、段階的に拡張していくことができます。

特徴3: 「分からない」を正直に言ってくれる

ディレクターの本音：「『分からない』と言ってもらえる方が、実は一番助かります。一緒に整理できますから」

完璧を求めず、一緒に考える姿勢が大切です。

分からないことを隠すよりも、率直に伝えてもらった方が、適切な解決策を見つけやすいのです。

開発体制の選び方｜あなたのプロジェクトに合った体制を見つける

意思疎通の問題と発注者ができることを学んできましたが、もう一つ重要な選択肢があります。

それは開発体制の選択です。

国内開発もオフショア開発も、それぞれに適した場面があります。

ここでは、意思疎通という観点から、それぞれの特性を整理し、あなたのプロジェクトに合った選択をサポートします。

開発体制、それぞれの特性と向いている場面

開発体制には、主に国内開発とオフショア開発があります。

どちらが優れているということはなく、プロジェクトの状況によって適した体制が異なります。

開発体制の比較と選び方

国内開発とオフショア開発に優劣はありません。

プロジェクトの「予算」と「コミュニケーションコスト」のどちらを優先するかで使い分けるのが正解です。

1. 特性と違いの比較表

それぞれの特徴を「コスト・体制」「コミュニケーション」「文化・商習慣」の3つの切り口で整理しました。

比較項目	国内開発（オンサイト）	オフショア開発
コスト	やや高め 人件費が高い分、初期費用はかさむ傾向。	抑えられる 国によるが、国内の1/2〜2/3程度に収まることが多い。
リソース	確保難易度が高い 優秀なエンジニアは不足気味で取り合いになりやすい。	大規模確保が容易 豊富な人材プールがあり、急な増員にも対応しやすい。
意思疎通	「あうんの呼吸」が通じる 曖昧な指示でも文脈を汲み取ってくれる。	明示的な指示が必須 「書かれていないことはやらない」が基本スタンス。
商習慣	日本のビジネスを理解 独特な商習慣や常識の前提共有が不要。	文化的なギャップあり 日本の「当たり前」を一から説明する必要がある。
スピード	手戻りが少なくスムーズ 認識ズレが起きにくく、品質が安定しやすい。	ドキュメント化に時間が必要 事前の定義に時間はかかるが、開発着手後は速い。

2. どちらを選ぶべき？（判断基準）

プロジェクトの状況に合わせて、以下のように選ぶと失敗が少なくなります。

国内開発が向いているケース

「安心感」と「柔軟性」を買う

オフショア開発が向いているケース

「コストメリット」と「規模」を買う

あなたのプロジェクトに合った選択を

重要なのは、どちらが良い・悪いではなく、あなたのプロジェクトの状況に合っているかです。

判断の目安

オフショア開発が向いている可能性が高いのは、こんな場合です。

国内開発が向いている可能性が高いのは、こんな場合です。

迷った場合は、初回相談で複数の開発会社に話を聞いてみることをおすすめします。

あなたの状況を説明すれば、どちらが適しているかアドバイスをもらえます。

意思疎通を重視するなら確認すべき4つのポイント

開発体制を選ぶ際、特に意思疎通で困った経験がある方は、以下のポイントを確認することをおすすめします。

ポイント1: 開発体制を確認する（国内 or オフショア）

初回相談で「開発体制はどうなっていますか？」と必ず確認しましょう。

それぞれの特性を理解した上で、あなたの状況に合った体制を選ぶことが大切です。

意思疎通に不安がある場合は、コミュニケーションの障壁が少ない体制を優先するのも一つの選択です。

ポイント2: 初回相談で質問の質を見る

良い開発会社は、こちらが話す前にたくさん質問してきます。

「なぜそのシステムが必要なのか」「現在の業務フローはどうなっているか」といった本質的な質問をする会社は、コミュニケーション力が高い証拠です。

ポイント3: 要件が曖昧でも相談に乗ってくれるか

ディレクション力の高さを確認しましょう。

「まだ要件が固まっていない」段階からでも、一緒に整理してくれる会社を選ぶことが大切です。

ポイント4: リスクも正直に伝えてくれるか

メリット・デメリット両方を説明する誠実さが大切です。

「できない」「おすすめしない」とはっきり言える会社は信頼できます。

コミュニケーション良好な会社ほど、隠し事せず情報開示します。

意思疎通を成功させる開発会社の選び方

この記事では、システム開発の意思疎通がうまくいかない4つのパターンと、その解決策を解説してきました。

最後に、もう一度重要なポイントを確認しましょう。

意思疎通の問題は解決できます。

「個人のコミュニケーション能力」だけではなく、「開発体制の選択」や「進め方の工夫」で、大きく改善できるのです。

レブクリエイトは、100%国内開発でディレクション力を強みとする開発会社です。

実際、意思疎通の課題を感じていた企業が、レブクリエイトとの開発でスムーズに進み、期待以上のシステムが完成したという事例を数多く見てきました。

「要件が固まっていない」「何から始めればいいか分からない」という段階でも大丈夫です。

あなたの業務を深く理解し、本当に使えるシステムを一緒に作ります。まずはお気軽にご相談ください。